Uitnodigen voor bezichtigingen
Wanneer je de beste kandidaten hebt geselecteerd, kun je deze uitnodigen voor een bezichtiging. In dit artikel leggen we je uit hoe dit werkt.
Het is mogelijk om kandidaten uit te nodigen voor bezichtigingen. Wanneer een kandidaat is Goedgekeurd wordt de knop "Uitnodigen" getoond.
Je kunt meerdere kandidaten selecteren en via de "Bulkacties" meerdere kandidaten uitnodigen. Je stuurt dan dezelfde uitnodiging naar deze kandidaten.
Opstellen en verzenden uitnodiging
Door op "Uitnodigen" te klikken wordt een scherm getoond waarin een uitnodiging opgesteld kan worden.
Bij het opstellen van een uitnodiging is het niet nodig om een aanhef en handtekening te plaatsen. Leadflow voegt deze toe bij het verzenden van de uitnodiging.
Het opstellen van een uitnodiging voor een bezichtiging ziet er uitgebreid uit. Hieronder benoemen we elke optie zodat je goed op de hoogte bent van de mogelijkheden. Daaronder vind je een afbeelding van hoe het scherm er uit ziet. Deze velden kun je invullen:
- Geselecteerde kandidaten - je kunt meerdere kandidaten selecteren en via de "Bulkacties" een uitnodiging sturen. Ook kun je in dit scherm aanvullend nog meer kandidaten toevoegen.
Let op: je kunt enkel "Goedgekeurde kandidaten" uitnodigen. Zorg er dus voor dat alle kandidaten die je wilt uitnodigen goedgekeurd zijn! - Datum en tijd - vul hier de datum, begintijd en eindtijd van de bezichtiging in.
- Bezichtiging opsplitsen - je kunt ervoor kiezen om alle kandidaten voor hetzelfde tijdstip uit te nodigen (bijv. als je werkt met groepsbezichtigingen). In dit geval kies je voor "Niet opsplitsen". Het is ook mogelijk om het tijdvak tussen de begintijd en eindtijd op te splitsen in tijdsloten.
- Voorbeeld: Je plant een bezichtiging van 12:00 tot 14:00. Je splitst het tijdvak op in tijdsloten van elk 10 minuten waardoor er 12 tijdsloten (120 minuten gedeeld door 10 minuten) aangemaakt kunnen worden.
- Maximaal aantal kandidaten - wanneer je kiest voor tijdsloten kun je hier selecteren hoeveel mensen aanwezig mogen zijn per tijdslot. Het is mogelijk om meer kandidaten uit te nodigen dan er tijdsloten zijn. Als een tijdslot vol zit, kan deze niet meer "geboekt" worden door een kandidaat.
- Voorbeeld: we gaan verder met het hierboven genoemde voorbeeld. Er zijn 12 tijdsloten beschikbaar en je wilt dat er maximaal 2 kandidaten aanwezig kunnen zijn per tijdslot. In totaal mogen er dus 24 kandidaten naar de bezichtiging komen. Als je er 50 uitnodigt zijn er 26 kandidaten die niet aanwezig kunnen zijn.
- Onderwerp - dit veld wordt door Leadflow al ingevuld maar is nog aanpasbaar.
- "Voeg datum en tijdstip van bezichtiging toe aan uitnodiging" - je kunt ervoor kiezen om een standaardbericht in de uitnodiging te zetten. Dit bericht wordt verrijkt met gegevens die betrekking hebben tot de bezichtiging (zoals datum en tijd)
- Bericht - je kunt nog een aanvullend bericht toevoegen. Deze tekst wordt onder het standaardbericht (zoals hierboven omschreven) geplaatst.
Als het bericht klaar is kun je aan de onderkant van het scherm op "Verstuur uitnodiging" klikken.
Bezichtigingsstatus kandidaten
Je kunt in Leadflow altijd de actuele status van een uitnodiging zien. In het overzicht zie je welke kandidaten de uitnodiging hebben afgewezen, bevestigd of nog hebben openstaan. Als een uitnodiging bevestigt is, dan zie je ook voor welk tijdslot de kandidaat heeft gekozen. Kandidaten kun je ook altijd opnieuw uitnodigen voor een ander tijdstip door een nieuwe uitnodiging te sturen.
Als je op een kandidaat klikt verschijnt er aan de rechterzijde van het scherm meer informatie over de kandidaat. Hier is onder andere terug te vinden voor wanneer de kandidaat is uitgenodigd en wat de status is van de uitnodiging.
Jij ontvangt één uur voor aanvang van de bezichtiging per mail een overzicht van alle kandidaten die aanwezig kunnen zijn. Zo weet je dus precies wie je kan verwachten!
Perspectief kandidaat
Hieronder vind je een voorbeeld van de uitnodiging zoals deze hierboven is terug te vinden in het voorbeeld. De aanhef en de handtekening worden automatisch toegevoegd. De handtekening kun je naar eigen wens aanpassen. Neem hiervoor contact met ons op.
Via de knoppen kunnen kandidaten aangeven of ze aanwezig zijn of niet. Via de knop "Kies bezichtigingsmoment" kunnen ze het tijdslot reserveren.
De kandidaat kan vervolgens zelf selecteren welk tijdslot het beste uitkomt. Als makelaar ontvang je hier ook een bevestiging van maar ook de kandidaat ontvangt nog een bevestiging per mail. In de bevestigingsmail naar de kandidaat zit een snelkoppeling om de afspraak snel in de agenda te zetten.
Kandidaten kunnen altijd de afspraak afzeggen. Hieronder vind je hun gepersonaliseerde pagina waarin ze ook de mogelijkheid hebben om een ander tijdslot te selecteren (als er nog vrije tijdsloten zijn).
Elke kandidaat die de uitnodiging heeft geaccepteerd krijgt een bevestigingsmail en 24 uur voor aanvang van de bevestiging nog een herinnering.
Het kan voorkomen dat een kandidaat na ontvangst van de herinnering de afspraak afzegt. Als je hierop controleert, kun je het vrijgekomen tijdslot nog volplannen.
Related Articles
Kandidatenoverzicht
Kandidatenoverzicht In het kandidatenoverzicht worden de kandidaten getoond die hebben gereageerd op een advertentie. Via het advertentieoverzicht is het mogelijk om het kandidatenoverzicht te openen. Dit kan door: Op het adres te klikken - hiermee ...Updates en nieuwtjes!
11-12-2024 Nieuw: Tijdsloten voor het inplannen van bezichtigingen. Nodig meerdere kandidaten uit, bepaal hoeveel tijd je per tijdslot wenst te besteden en hoeveel kandidaten je per tijdslot wilt ontvangen. Klik hier voor meer informatie. 4-12-2024 ...Kandidaat-huurders screenen met Properize
Properize helpt verhuurmakelaars in het minimaliseren van papierwerk en het detecteren van fraude in het screeningsproces. Fraude wordt voorkomen doordat wij met onze software vervalste documenten detecteren. Daarnaast is het proces geschikt voor ...Advertentieoverzicht
Als je inlogt in Leadflow, dan kom je direct op het Advertentieoverzicht. Dit is het overzicht met alle woningen die je hebt gepubliceerd op een van de aangesloten partners. Let op: het kan voorkomen dat een net gepubliceerde woning nog niet in het ...Koppeling met Pararius Office
Pararius Office en Leadflow hebben een unieke koppeling met elkaar. Zo komt een woning die je publiceert vanuit Pararius Office sneller in Leadflow en kun je gemakkelijk wisselen tussen de 2 systemen. Hieronder lees je hoe dit werkt. Vanuit Pararius ...