Instellingen
In Leadflow is het mogelijk om de mailtemplates, van alle automatische mails die je verstuurd, aan te passen. Hiervoor kun je naar de "Instellingen" gaan. Deze zijn te vinden onder de gekleurde knop met jouw initialen (rechtsboven).
Templates
Leadflow verstuurt een mailtjes als je een bepaalde acties uitvoert. De templates zullen standaard gevuld worden met teksten van Leadflow zelf. Hier kun je in de instellingen dus van afwijken. Hieronder wordt er benoemd welk soort mails er verstuurd worden:
- Afwijstemplate: de mail die automatisch verstuurd wordt als je kandidaten afwijst
- Verrijkingstemplate: de mail die automatisch verstuurd wordt als je kandidaten om meer informatie vraagt.
- Handtekening: de handtekening wordt automatisch onder elke mail, die uit Leadflow gestuurd wordt, geplaatst.
Een template bestaat uit meerdere onderdelen die aanpasbaar zijn:
- Onderwerp: dit is dus het onderwerp van de mail die verstuurd wordt. Het is mogelijk om variabelen te gebruiken in het onderwerp zodat je bijvoorbeeld het adres van de woning kunt benoemen. Hieronder lees je meer over het gebruik van variabelen.
- Bericht: hier zet je de inhoud van een bericht. Ook hier kun je variabelen gebruiken. In het bericht kun je opmaak gebruiken om de tekst mooier of duidelijker te maken. Ook kun je van een tekst een link maken zodat je kunt doorlinken naar een webpagina (zoals naar jouw eigen website).
- Handtekening: de handtekening wordt onder elk bericht gezet. Ook hier kun je gebruikmaken van opmaakmogelijkheden, het toevoegen van linkjes en kun je afbeeldingen in het bericht zetten. Zo kun je jouw eigen logo toevoegen aan de handtekening.
Variabelen
In de templates kun je variabelen gebruiken om gegevens uit Leadflow toe te voegen aan een bericht (dat met templates wordt gemaakt). Zo kun je het adres van de woning of de naam van de kandidaat toevoegen aan een template. Door aan de linkerzijde op "meer over variabelen..." te klikken, verschijnt aan de rechterzijde van de pagina een uitleg over het toepassen van variabelen.
De verschillende variabelen vind je terug in de uitleg over variabelen. Door op de kopieerknop te klikken kun je de variabele gemakkelijk toevoegen aan de template (door te plakken). Kopiëren is natuurlijk makkelijker dan zelf overtikken!
Daarnaast kun je in het tekstvak (van de template) snel een variabele toevoegen door een variabele te selecteren. Hieronder zie je hoe dit werkt.
Tip: Een template kun je tweetalig (Nederlands en Engels) invoeren. Doe dit ook om een zo breed publiek te kunnen aanspreken. Er wordt aangeraden om het onderwerp ook tweetalig te schrijven.
Testen en opslaan
Een template kun je ook testen en dit wordt van harte aangeraden. Door op "Verstuur testmail" te klikken kun je een testmail naar jezelf sturen. Zo controleer je de mail op opmaak of spelfouten. Dit is de mail die heel veel kandidaten gaan ontvangen dus het moet goed staan!
Onderaan de pagina kun je op "Opslaan" klikken. De wijzigingen die je hebt gemaakt worden opgeslagen en vanaf dan gebruikt door Leadflow. Een knop die je dus niet moet vergeten!